Mag je klantgegevens in ChatGPT plakken? Dit moet je weten

Je mag ChatGPT gebruiken voor je offertes en mails, maar plak er geen namen, adressen of dossiers van klanten in. Schrijf neutraal (“klant A, dakrenovatie, 12.000 euro”) en vul de echte gegevens achteraf zelf in. Zo houd je het tijdsvoordeel en loop je geen risico.

In het kort (voor drukke ondernemers)

Alles wat je in een gratis AI-tool typt, kan bij de aanbieder blijven staan en soms gebruikt worden om de tool te verbeteren.
Typ nooit namen, adressen, rijksregisternummers, medische of financiële gegevens van klanten in een AI-tool.
Zet bij ChatGPT de trainingsinstelling uit: Instellingen, Data Controls, 'Improve the model for everyone'.
Maak met jezelf of je personeel 5 vaste afspraken. Dat kost een kwartier.

Herkenbaar: de vroedvrouw die tijd wilde winnen

Vorige maand sprak ik een zelfstandige uit Mol die haar verslagen en mails door ChatGPT liet herschrijven. Handig, zei ze. Tot ze beseft had dat ze er ook namen van cliënten en notities over hun gezondheid in had geplakt.

Dat gebeurt sneller dan je denkt. Je wil tijd winnen, je plakt een mail erin, en de naam staat er gewoon bij.

Waarom is dat een probleem?

De Nederlandse privacytoezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens) waarschuwde bedrijven al voor AI-chatbots. Er waren meldingen van een huisartsenpraktijk waar medische gegevens in een chatbot waren ingevoerd, en van een telecombedrijf waar een bestand met klantadressen in een chatbot belandde. Volgens de toezichthouder slaan de meeste aanbieders de invoer op om hun chatbot verder te verbeteren.

Dat geldt ook voor ons: een naam met een adres is een persoonsgegeven. Je klant heeft die aan jou toevertrouwd, niet aan een Amerikaans bedrijf.

Wat gebruikt ChatGPT precies?

Volgens de hulppagina van OpenAI kan je in je account de instelling “Improve the model for everyone” uitzetten. Je gesprekken blijven dan in je geschiedenis staan, maar worden niet gebruikt om het model te trainen. Een “tijdelijke chat” wordt na 30 dagen gewist en wordt ook niet gebruikt voor training. Betaalde zakelijke abonnementen hebben extra instellingen. Lees die voorwaarden zelf na, want ze veranderen.

Uitzetten helpt, maar het is geen vrijbrief. De gegevens verlaten nog altijd jouw kantoor.

Wat mag wel en wat niet?

Wat je invoert	Veilig?	Beter zo
Een algemene mail zonder namen	Ja	Gewoon doen
Een offerte met 'klant A' en bedragen	Ja	Echte naam achteraf invullen
Naam en adres van een klant	Liever niet	Vervang door 'de klant'
Een Excel-lijst met klanten	Nee	Nooit uploaden
Medische, juridische of financiële dossiers	Nee	Zelf schrijven of een afgeschermde tool met afspraken
Rijksregisternummer of rekeningnummer	Nee	Nooit

Richtlijn op 2 november 2026. Voor gevoelige beroepen (zorg, boekhouding, advocatuur) gelden strengere regels.

Welke 5 afspraken maak je best?

Vaste regels voor AI in je zaak

1. Geen echte namen

Gebruik 'klant A' of 'de klant'. Vul de echte gegevens achteraf zelf in.
2. Trainingsinstelling uit

Zet het uit in elke tool, op elke computer en gsm die je gebruikt.
3. Eén vaste tool

Kies er één en weet wat die met je gegevens doet. Geen vijf gratis apps door elkaar.
4. Zelf nalezen

Lees elke tekst na voor je ze verstuurt. Een AI maakt fouten met bedragen en data.
5. Schrijf het op

Eén A4 met de regels. Heb je personeel, laat het lezen en tekenen.

Probeer dit vandaag

Open ChatGPT, ga naar Instellingen en Data Controls en zet “Improve the model for everyone” uit. Duurt een minuut. Doe het ook op je gsm en op de computer van je partner of medewerker.

Wat als het toch misgaat?

Verwijder het gesprek, zet de trainingsinstelling uit en noteer wat er ingevoerd was, wanneer en door wie. Gaat het om gevoelige gegevens, zoals gezondheid, vraag dan advies of je dit moet melden. Bij een melding tellen de eerste uren.

Wil je weten wat AI voor jouw zaak kan doen zonder dat het risico loopt? Bekijk onze pagina over AI en automatisatie. Vragen over de veilige aanpak van accounts en toestellen? Dan helpt IT-support in Mol en omgeving. Een vrijblijvend gesprek vraag je aan via het contactformulier.

Wat betekent dit voor jou?

AI bespaart je echt tijd bij offertes en mails, maar alleen als je geen klantgegevens invoert. Zet de trainingsinstelling uit, werk met “klant A” en maak 5 vaste afspraken. Zo blijft het vertrouwen van je klanten intact.

Veelgestelde vragen

Mag ik de naam van een klant in ChatGPT typen?

Beter niet. Een naam met een adres of dossier is een persoonsgegeven. Schrijf liever 'klant A' of 'de klant' en vul de echte naam pas in je eigen document in.

Gebruikt ChatGPT mijn teksten om te leren?

Bij een gewone account kan dat, tenzij je de instelling 'Improve the model for everyone' uitzet. Je vindt die onder Instellingen en Data Controls. Controleer dit voor elke tool die je gebruikt.

Wat als ik per ongeluk klantgegevens heb ingevoerd?

Verwijder het gesprek, zet de trainingsinstelling uit en noteer wat er is ingevoerd. Ging het om gevoelige gegevens, zoals gezondheid, vraag dan advies over een mogelijke melding.

Moet ik mijn klanten vertellen dat ik AI gebruik?

Gebruik je geen persoonsgegevens in de tool, dan is er weinig om te melden. Voer je ze wel in, dan hoort dat in je privacyverklaring. Twijfel je, vraag dan advies.

Hulp nodig bij AI in je zaak?

Wil je AI inzetten zonder je klanten in gevaar te brengen? Stuur me een berichtje via WhatsApp op +32 467 04 90 18. Ik leg het je uit in gewone taal, zonder verkooppraat.

Bronnen

Dutch privacy watchdog warns firms that use AI chatbots - DutchNews, augustus 2024
AP: gebruik AI-chatbot kan leiden tot datalekken - Emerce, citerend Autoriteit Persoonsgegevens
Data Controls FAQ - OpenAI Help Center

Beeldverantwoording

hero.webp - CyberNinja.be, eigen werk